Como o Smart Bill funciona

São duas coisas que você faz e uma que se repete sozinha:

• Você conecta a conta bancária da sua empresa.
• Você cadastra o cliente e o plano — o valor, o serviço e de quanto em quanto tempo a cobrança se repete.
• O Smart Bill emite o boleto ou o Pix, envia o e-mail ao cliente, emite a NFS-e e dá baixa quando o pagamento entra.

Abaixo, cada um desses passos em detalhe.

Antes da primeira cobrança, você conecta a conta bancária da sua empresa. É com as credenciais dessa conta que o Smart Bill pede a emissão do boleto ou do Pix.

Daí vem o detalhe que mais importa: a cobrança nasce no seu banco, na sua conta. Quando o seu cliente paga, o dinheiro cai direto na conta da sua empresa. O Smart Bill nunca custodia o valor — não há conta intermediária no caminho.

As credenciais ficam cifradas. O que o sistema faz com elas está descrito na página de Segurança.

O cliente é quem você cobra. O cadastro reúne o nome, o documento, o e-mail para onde a cobrança vai e os dados que a nota fiscal exige.

É um cadastro feito uma vez. Os ciclos seguintes leem o que já está lá.

O plano é a regra da cobrança: o valor, a descrição do serviço e a cadência — de quanto em quanto tempo ela se repete.

As cadências disponíveis são semanal, mensal, bimestral, trimestral, semestral e anual. Quando nenhuma delas serve, dá para definir um período customizado em dias — um ciclo de 45 dias, por exemplo.

Com o plano no ar, você não volta ao painel todo mês para refazer a mesma cobrança. Repetir passa a ser trabalho do Smart Bill.

Na data do ciclo, o Smart Bill pede ao seu banco a emissão do boleto ou do Pix e envia o e-mail ao seu cliente.

Esse e-mail sai no nome da sua empresa, com o template dela. Não é uma mensagem genérica com a nossa marca: para quem recebe, quem está cobrando é você.

Se o seu cliente tiver dúvida sobre o que recebeu, existe uma página escrita para ele: Recebi uma cobrança.

No mesmo ciclo, o Smart Bill emite a NFS-e em nome da sua empresa, junto à Prefeitura. A nota fica registrada no portal da Prefeitura, e o e-mail da cobrança leva o seu cliente até lá.

Cobrança e nota andam no mesmo fluxo. Não é um segundo sistema para abrir, nem um segundo cadastro para manter em dia.

Quando o pagamento entra na sua conta, o Smart Bill registra a baixa. A cobrança deixa de estar em aberto sem que ninguém precise conferir o extrato e marcar na mão.

É a etapa que costuma sumir do radar quando a cobrança é feita manualmente — e é justamente ela que responde, a qualquer momento, quem já pagou e quem não pagou.

• O dinheiro. A conta bancária é da sua empresa e o pagamento vai direto para ela.
• As credenciais. São suas. Ficam cifradas, e o Smart Bill as usa para agir em seu nome.
• A relação com o cliente. Seu remetente, sua marca nos e-mails que ele recebe.
• As decisões. Valor, serviço, prazo e o que fazer com quem atrasa são da sua empresa.